Conditions générales de vente.

Les présentes conditions générales s’appliquent de plein droit aux prestations de services fournies par la société Best Events, société par actions simplifiée, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Draguignan, ayant son siège social 93 avenue du général de gaulle à Draguignan (83 300) (ci-après la société Best Events), à toute personne physique ou morale (ci-après le Client), étant défini comme un non professionnel.

Les présentes Conditions Générales de Vente constituent le socle unique de la relation commerciale entre les parties et sont systématiquement communiquées à tout Client pour lui permettre de passer commande auprès de la société Best Events.

En passant commande, le Client déclare expressément avoir pris connaissance des conditions générales de vente et accepter l’ensemble des dispositions sans réserve, ni restriction.

Elles s'appliquent à l'exclusion de toutes autres conditions, et notamment celles applicables pour les ventes sur internet ou au moyen d'autres circuits de distribution et de commercialisation.

L’émission de l’offre de prestations de services reprend l’ensemble du cahier des charges du client c’est-à-dire la désignation et le type de prestations déterminées, la définition du menu, le nombre de convives, la date, les horaires, les prestations annexes demandées ainsi que toute précisions indispensables à la bonne exécution de l’évènement. La composition de ces données est formalisée dans un devis ainsi qu’un prix, envoyé par tout moyen (fax, e-mail, et/ou lettre simple) au Client, accompagné des présentes conditions générales de vente.

Les devis sont toujours établis sous réserve de disponibilité de la société Best Events.

Les prix indiqués sur les devis sont valables pour une durée d’un (1) mois.

La signature du devis par le client et des conditions générales de vente y annexées, accompagnés du paiement de l’acompte prévu ci-dessous, vaut formation du contrat de vente de prestation de services. Le client doit les renvoyer dans le délai d’un mois de validité du devis.

La société Best Events est réputée libre et déliée de tout engagement si le Client ne lui a pas renvoyer pas le devis et les conditions générales signées, accompagnés de l’acompte prévu, dans ledit délai.

En cas de contradiction entre les conditions générales et celles éventuellement prévues sur le devis établi par la société Best Events, ces dernières prévaudront.

Le client s’engage dès la formation du contrat à préciser le nombre de convives et donc de repas au plus juste qui devront être fournis.

Le Client s’engage à confirmer à la société Best Events 30 jours avant la date de l’évènement, le nombre exact de convives et les modalités de l’évènement.

Un ajustement sera effectué par la société Best Events, au moyen le cas échéant d’un nouveau devis, en cas de modification des modalités par le client dans ce délai par rapport au devis signé.

Les tarifs par personne mentionnés au devis signé par le Client sont valables jusqu’à + ou – 10% du nombre de convives.

Au-delà ou en deçà de cette variation, un nouveau devis sera obligatoirement établi par la société Best Events, prenant en compte les frais (notamment de logistique, d’accompagnement client et la quote part des frais fixe) qui ne dépendent pas du nombre de convives et qui sont détaillés dans la grille des tarifs.

Le nouveau devis est envoyé par tout moyen au Client accompagné de la facture du complément de prix.

Si aucune modification n’a été apportée par rapport au devis initial signé par le client, la facture du complément de prix est adressée au client 30 jours au plus tard avant la date de l’évènement.

Le devis initial signé doit être accompagné du versement d’un acompte correspondant à 30% du montant du devis TTC, à titre de versement anticipé à valoir sur le paiement final du prix.

Le règlement de l’acompte est encaissable le jour de la signature du contrat par le client.

Le solde de la facture est à régler par le client impérativement quinze (15) jours avant l’évènement.

A défaut, la société Best Events sera libérée et déliée de son obligation de fournir la prestation convenue.

L’acompte reste acquis à la société Best Events et le solde du prix dû en cas de fait intentionnel ou faute lourde du Client.

Le devis a été établi pour un nombre de personnes demandé par le Client. La société Best Events se réserve la possibilité de modifier le prix de vente en fonction d’une baisse du nombre de convives.

Pour être recevable toute demande de modification du nombre de convives doit parvenir à la société Best Events 30 jours ouvrés avant la date de l’évènement et doit donner lieu à une acceptation écrite de la société Best Events. Un nouveau devis sera alors établi et devra être signé par le client. Si le nombre définitif de convives devait augmenter dans les 7 jours de l’évènement, la société Best Events ne pourra assurer les services qu’en fonction de ses disponibilités.

Par le client

En cas d’annulation par le client dans le délai de 7 jours avant l’évènement, la totalité du prix TTC figurant au devis est due par le Client et la société Best Events sera libérée de toute obligation. Le client ne pourra prétendre ni au report de l’évènement ni à quelconque remboursement des sommes déjà versées qui seront conservées par la société Best Events à titre de dommages et intérêts, en réparation du préjudice ainsi subi.

En cas d’annulation par le client pour quelque cause que ce soit, il se verrait soumis au versement d’un dédit selon les modalités suivantes :

Annulation entre 7 et 14 jours avant la date de l’évènement : 80% du montant TTC du devis

Annulation entre 15 et 30 jours avant la date de l’évènement : 65% du montant TTC du devis

Annulation 30 jours avant la date de l’évènement : 50% du montant TTC du devis

Par la société Best Events

Hormis les cas de force majeure, la visite du site de réception mettant en évidence une impossibilité technique d’organiser l’évènement à la date prévue, la formulation par le Client d’exigences non prévues au devis signé, l'acompte versé par le client est acquis de plein droit à la société Best Events. Le client ne peut prétendre à aucun remboursement.

En cas d’annulation par la société Best Events pour n’importe quel motif, autre que ceux listés ci-dessus, elle s’engage à rembourser au Client le montant de l’acompte versé par celui-ci.

En cas d’annulation par la société Best Events dans les 90 jours précédant la date prévue pour l’évènement, sauf cas de force majeure reconnue par la loi et la jurisprudence ou les cas prévus ci-dessus, elle s’engage à fournir au Client une solution de remplacement équivalente pour un tarif au maximum égal à celui initialement prévu au devis. En cas d’impossibilité de trouver une solution de remplacement, la société Best Events s’engage à verser au client une somme équivalente à 50% du montant de l’acompte payé à titre de dédommagement forfaitaire toutes causes confondues.

Tout report, pour quelque raison que ce soit y compris cas de force majeure, ne peut engendrer la restitution des acomptes déjà encaissés.

Le montant de l’acompte pourra toutefois être attribué à l’évènement reporté dans les 12 mois. De même, le report de l’évènement entraine la révision des tarifs et du devis. Dans le cas où le nombre de convives serait inférieur à celui prévu au devis initial, la société Best Events se réserve le droit de modifier le prix unitaire de vente et de facturer des frais techniques et administratifs.

Les prix mentionnés sur le devis correspondent au tarif applicable lors de l’établissement du devis.

Les prix des prestations sont détaillés dans le catalogue alors en vigueur.

Les prix s’entendent nets et hors taxes.

Les prix sont libellés en euros.

Les tarifs sont susceptibles d’évoluer et d’être modifiés sans préavis.

Des frais de dossier et de gestion seront facturés dans les conditions prévues au catalogue en vigueur de la société Best Events.

En fonction du type de prestations, des forfaits peuvent être établis tels que prévus au catalogue.

Ces forfaits s’appliquent exclusivement pour des évènements dont les effectifs vont jusqu’à 150 convives et se déroulant en intérieur (ou sous chapiteau).

Pour toute autre prestation, un devis sera établi après étude du projet et du cahier des charges de chaque client.

Les factures de la société Best Events sont payables à la date d'échéance qui y figure. Le solde du prix TTC est payable 15 jours calendaires avant la date de l'événement.

La facture au format papier peut être remise au client le jour de l'événement si son montant est identique à celui initialement prévu au devis. Dans le cas contraire, au choix du client, la facture peut être envoyée soit au format électronique (type PDF) soit au format « papier » à l'adresse postale du client dans les 7 jours ouvrés suivant l'événement.

Pénalités de retard et indemnités

Tout montant TTC non réglé à l'échéance mentionnée sur la facture donnera lieu de plein droit, sans mise en demeure préalable, à l'application automatique des pénalités et indemnités suivantes :

1. PÉNALITÉS D'INTÉRÊT DE RETARD

Des pénalités d'intérêt calculées au taux annuel de douze (12) fois le taux d'intérêt légal en vigueur à la date d'émission de la facture, appliquées jour par jour à compter de la date d'échéance jusqu'au paiement effectif intégral de la créance.

À titre indicatif, ce taux s'élève à 20,52% par an au 1er semestre 2025 (taux légal de 1,71% × 12).

2. INDEMNITÉ FORFAITAIRE IMMÉDIATE

Une indemnité forfaitaire fixe de dix pour cent (10%) du montant TTC de la facture, exigible de plein droit dès le premier jour de retard, en réparation du préjudice commercial, administratif et du trouble de trésorerie subi par la société Best Events, indépendamment des pénalités d'intérêt.

3. INDEMNITÉ FORFAITAIRE LÉGALE POUR FRAIS DE RECOUVREMENT

Une indemnité forfaitaire de quarante euros (40 €) pour frais de recouvrement, conformément aux dispositions de l'article D. 441-5 du Code de commerce et du décret n°2012-1115 du 2 octobre 2012.

4. PÉNALITÉ COMPLÉMENTAIRE POUR RETARD PROLONGÉ

En cas de retard de paiement excédant soixante (60) jours calendaires à compter de la date d'échéance, une indemnité complémentaire de cinq pour cent (5%) du montant TTC de la facture par mois supplémentaire entamé, plafonnée à trente pour cent (30%) du montant TTC de la facture.

Pour le calcul de cette pénalité, tout mois commencé est dû en entier.

Cumul et exigibilité

L'ensemble de ces pénalités et indemnités sont cumulatives entre elles et s'ajoutent au montant principal de la créance.

Elles sont exigibles de plein droit sans qu'aucune mise en demeure préalable ne soit nécessaire, cette disposition étant convenue de façon formelle et irrévocable entre les parties, par dérogation expresse aux articles 1231 et 1231-6 du Code Civil.

Frais de recouvrement complémentaires

En cas de nécessité de recourir à une procédure de recouvrement amiable ou contentieuse, le Client débiteur sera redevable de l'intégralité des frais engagés par la société Best Events, notamment :

Les frais et honoraires d'avocats

Les frais d'huissiers de justice

Les frais de procédure judiciaire

Les frais de relances et de lettres recommandées avec accusé de réception

Ces frais s'ajoutent aux pénalités et indemnités prévues ci-dessus.

Clause pénale supplémentaire

Dans le cas où la société Best Events serait contrainte de réclamer le paiement de ses factures par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout autre moyen donnant lieu à des frais documentés, une indemnité minimale supplémentaire correspondant aux frais réellement engagés, avec un minimum de cinquante euros (50 €) par relance, sera due par le Client à compter de la date d'exigibilité de la facture, à titre de clause pénale irréductible.

Suspension des prestations

En cas de retard de paiement d'une facture, la société Best Events se réserve le droit de suspendre l'exécution de toute prestation en cours ou à venir pour le Client débiteur, jusqu'au règlement intégral de toutes les sommes dues (principal, pénalités, indemnités et frais), sans que cette suspension puisse être considérée comme une inexécution de ses obligations contractuelles et sans préjudice de tous autres droits et actions.

Clause résolutoire

Tout retard de paiement supérieur à quinze (15) jours après mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception restée sans effet pourra entraîner, au choix de la société Best Events, la résiliation de plein droit du contrat aux torts exclusifs du Client, sans préjudice des dommages et intérêts qui pourraient être réclamés.

Le client s’engage à payer le prix convenu, après ajustement le cas échéant du devis ou établissement d’un nouveau devis, par virement bancaire, 15 jours maximum avant l’évènement. A défaut, la société Best Events sera déliée de ses obligations, le prix sera du et la société Best Events conservera les sommes déjà versées à titre de dommages intérêts.

Le Client reconnait être parfaitement informé et fera son affaire personnelle de l’obtention des différents agréments, autorisations administratives, ouverture au public, afférents à l’évènement.

Le client s’engage à ce que l’évènement se tienne dans un établissement apte à recevoir du public et sera seul responsable à ce titre. Le client s’engage également à respecter l’ensemble de la règlementation en vigueur relative à la tenue de l’évènement, les règles de sécurité et les formalités d’organisation (normes de sécurité, SACEM notamment).

La liste des titres interprétés sera faite par l’animateur choisi par le client et sera remise au Client pour transmission à la SACEM (à l’exclusion des particuliers qui en sont dispensés). Le paiement des droits d’auteur incombe au client qui doit demander également l’autorisation notamment à la SACEM avant l’évènement. (www.sacem.fr)

Le client doit mettre à la disposition de la société Best Events un espace dont les propriétés techniques permettent l’installation du matériel prévu au devis. Le client doit également mettre à disposition le lieu de réception, à l’heure demandée et vérifier que ce lieu de réception est apte à recevoir les installations nécessaires à la prestation.

Le client s’engage à accorder à la société Best Events le temps nécessaire au montage et au démontage du matériel, avant et après l’évènement.

Dès que la prestation « traiteur » décrite au catalogue en vigueur, se termine, la société Best Events fera procéder par ses équipes au rangement du matériel et pourra quitter le lieu de la prestation.

Pour la prestation « DJ », dès l’instant ou moins de 20% des convives sont encore présents, la société Best Events fera procéder par ses équipes au rangement du matériel.

Le Client est responsable de tout dommage, direct ou indirect, que lui-même ou les participants à l’évènement, pourraient causer au cours de celui-ci.

Le Client garantit être titulaire d’une assurance responsabilité civile en cours de validité pour couvrir tous les risques de toutes natures, inhérents à l’évènement, concernant les biens et les personnes. A cet effet le Client s’engage à renoncer et à faire renoncer ses assureurs et/ou tout convive le cas échéant, à tous recours à l’encontre de la société Best Events en cas de survenance de l’un quelconque des événements précités.

La société Best Events décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vols, dégradations …) affectant les biens de toute nature (effets personnels, matériels, ect…) apportés par le Client ou appartenant aux participants, quel que soit l’endroit où les biens sont entreposés (parking, salons …).

Le client est seul et entièrement responsable de ses convives et/ou personnes présentes lors de l’évènement et de leurs comportements et actes.

Les frais de remise en état des lieux de l’évènement et/ou du matériel seront pris en charge par le client. Toute perte, vol, dégradation, disparition, casse ou détérioration du matériel seront facturés au client à leur prix de remplacement en vigueur au moment du dommage.

Le client est seul responsable des actes des participants à l’évènement et fera son affaire de toute question touchant à la sécurité des personnes et des biens, aux lieux où doit se tenir l’évènement, à la vérification des identités, à l’âge des personnes ainsi qu’à l’autorisation, à la régulation de la consommation de boissons alcoolisées. En aucun cas la responsabilité de la société Best Events ne pourra être recherchée à ce titre.

La société Best Events est tenue à une simple obligation de moyens. Elle s’engage seulement à tout mettre en œuvre pour obtenir le but souhaité par le Client sans le garantir.

Les photographies ou illustrations présentées en ligne et sur les brochures, catalogues ou documentations ne sont pas contractuelles et sont données à titre indicatif.

La société Best Events ne saurait être tenue responsable des retards dans l’organisation dus à un cas de force majeur tels qu’accidents de circulation, accidents humains, grèves, intempéries, révoltes, manifestations.

Service traiteur

La société Best Events exécute ses obligations conformément au contrat conclu avec le client notamment sur les points relatifs à la boisson, au pain, à la vaisselle et à la verrerie. Dès qu’elle le jugera nécessaire, elle fera procéder à l’enlèvement de la vaisselle, des boissons et du pain au fur et à mesure de leur utilisation. Il est précisé que pour la verrerie, celle-ci sera enlevée 1 heure après le désert.

Livraison et Service de portage de repas à domicile

Les produits doivent être conservés par le client dans les conditions de stockage permettant leur conservation. Le client doit s’assurer que les moyens techniques sont à disposition sur le site pour conserver les produits dans de bonnes conditions de température. Les produits alimentaires frais doivent être consommés dans les deux heures suivant la livraison. La responsabilité de la société Best Events ne pourra pas être recherchée à ce titre.

En cas de recours par le client à un transporteur indépendant pour le portage des repas, la responsabilité de la société Best Events ne pourra être engagée si les marchandises ont été transportée dans des conditions anormales ou incompatibles avec leur nature et/ou la réglementation en vigueur (hygiène, température notamment). Il en va de même dans le cas ou les marchandises seraient transportée dans des conditions anormales ou incompatibles avec leur nature et/ou la réglementation en vigueur (hygiène, température notamment). Le client est responsable de la vérification et du respect de la date de limite de consommation des produits.

L’utilisation du four à micro-ondes ou tout autre mode de réchauffage des repas est strictement prohibé sauf sur indication préalable écrite de la société Best Events.

Allergènes :

Les produits peuvent contenir pour certains des allergènes. Le client est seul responsable de l’existence de personnes participant à l’évènement atteintes d’allergie alimentaire. Il appartient au client de le signaler par lettre AR à la société Best Events préalablement à l’évènement et de prendre toute précaution à cet égard. La liste des 14 allergènes principaux est communiquée sur demande, étant précisé que cette liste est uniquement indicative.

Lutte contre le gaspillage

En quittant les lieux de l’évènement, en cas d’excédent alimentaire et pour ne pas gaspiller, la société Best Events remet au client la nourriture restant dans des boites alimentaires.

A partir de la remise des boites au client, la société Best Events n’assume aucune responsabilité notamment si les conditions de conservation et la chaine du froid sont interrompues et qu’intervient une intoxication après consommation ultérieure à cette remise.

Chaque partie peut résilier le contrat en cas de défaut d’exécution de l’une des obligations incombant lui incombant quinze (15) jours après une mise en demeure adressée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception restée sans effet.

La société Best Events se réserve en outre la possibilité de résilier de plein droit automatiquement le contrat aux torts exclusifs du Client en cas d’insultes, comportements anormaux de sa part ou des personnes dont il répond. Dans ce cas, la société Best Events quittera les lieux de la prestation et le client ne pourra prétendre à aucun remboursement et devra s’acquitter de toutes les sommes dues au titre du contrat ou de ses conséquences.

Le client en tant qu’organisateur de l’évènement doit s’acquitter des droits de propriété intellectuelle liés à son évènement.

Les propositions photographies, vidéo, ou tout document ou information remis ou envoyés par la société Best Events au client demeurent la propriété de celle-ci.

Sauf interdiction écrite de la part du client, la société Best Events se réserve le droit d’utiliser des photographies de l’évènement, hors personnages et références au nom du client ou des participants, pour sa communication personnelle (plaquette, presse, ect..)

La société Best Events est amenée à mettre en œuvre des traitements des données à caractère personnel du Client et notamment son nom, prénom, numéro de téléphone portable, adresse électronique.

Les traitements de données à caractère personnel ont pour base l’intérêt légitime poursuivi par la société Best Events lorsqu’elle poursuit les finalités suivantes : suivi des commandes, gestion de la relation client, et si l’utilisateur y consenti, la prospection des clients.

La société Best Events ne conserve les données que pour la durée nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées ainsi que dans le respect de la réglementation en vigueur.

A cet égard les données du Client sont conservées pendant la durée des relations contractuelles sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription. En matière de comptabilité, elles sont conservées 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.

Les données traitées sont destinées aux salariés habilités de la société Best Events ainsi qu’à ses prestataires et aux autorités fiscales et/ou administratives le cas échéant.

Conformément à loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil de l’Union Européenne du 27 avril 2016, les personnes physiques disposent d’un droit d’accès aux données les concernant, de rectification, d’interrogation, de limitation, de portabilité, d’effacement. Les personnes concernées par les traitements mis en œuvre disposent également d’un droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à leur situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel ayant comme base l’intérêt légitime de la société, ainsi que d’un droit d’opposition à la prospection commerciale.

Elles disposent en outre du droit de définir des directives générales et particulières définissant la manière dont elles entendent que soient exercées, après leurs décès, les droits mentionnés ci-dessus.

La société Best Events met à disposition des personnes physiques concernées l’adresse email suivante : contact@best-events.fr afin que ces personnes puissent exercer leurs droits. Toute demande envoyée à cette adresse électronique doit être précise quant à la demande concernée, aux données à caractère personnel concernées et être accompagné de la photocopie d’un titre d’identité signé.

La société Best Events ne sera pas tenue responsable des manquements à ses obligations contractuelles qui résulteraient de causes indépendantes de son contrôle revêtant un caractère d’imprévisibilité, d’irrésistibilité et d’insurmontabilité. Pour l'application du présent contrat, entrent dans cette définition les évènements suivants cette liste n’étant pas limitative : les incendies, grèves, insurrections, émeutes, état de guerre, pandémie, violences, embargo, forces de la nature, ordres ou réglementations édictés par toutes autorités militaires ou civiles, l’arrêt des moyens de transport.

Dès que l’une des parties à connaissance d’un cas de force majeure l’empêchant d’exécuter en tout ou partie l’une quelconque de ses obligations, elle doit aussitôt en informer l’autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception.

Il est expressément convenu entre les parties que le présent contrat est soumis au droit français.

Tous différends découlant du présent contrat seront soumis au Tribunal de commerce de Draguignan auquel les parties attribuent compétence territoriale quel que soit le lieu d’exécution des services ou le domicile du défendeur.

Les présentes conditions générales de vente sont rédigées en langue française. Dans le cas où elles seraient traduites en une ou plusieurs langues étrangères, seul le texte français ferait foi en cas de litige.

Société Best Events version février 2025